Processos formais na sua empresa - primeiros passos

Olá pessoal! Hoje eu gostaria de falar um pouco sobre o pilar de processos e citar uma ferramenta. Já sabemos que as pessoas formam a peça mais importante para a produção de software com sucesso. Mas os processos ajudam muito em pontos como previsibilidade, produtividade e padronização, enquanto que as ferramentas agilizam e conferem maior precisão.

Não vou explorar um processo específico hoje, mas o conceito, de uma forma mais geral. Em primeiro lugar, o que é e para que serve um processo? Bem, processo está relacionado a algum tipo de transformação: há entrada, processamento, saída. Os processos são registrados para formalizar e garantir que as boas práticas sejam empregadas. A inteligência corporativa acumulada tende a ser incorporada nos processos, fazendo com o que foi feito de bom seja repetido, enquanto o que não agregava, ou gerava desperdício, fosse descontinuado.

Muita gente associa processo a burocracia. Não gosto muito de polemizar, mas vou ter que dizer que essas pessoas estão erradas. Bom, vamos ser justos: tem processo que burocratiza. Mas isso ocorre porque o mesmo foi mal feito. Eu não acredito que um processo bem pensado, elaborado com uma compreensão correta do cenário de negócio, possa burocratizar ou deixar a vida dos envolvidos pior - muito pelo contrário: um processo bem feito só facilita a vida e alavanca a garantia da qualidade. Definir processos é uma das formas de transformar conhecimento tácito em explícito, o que é um dos enormes desafios quando se fala em gestão do conhecimento corporativo.

Um grupo de pessoas devidamente capacitado na execução de um processo formal tende a apresentar um trabalho muito mais previsível, já que repete a aplicação das melhores práticas assimiladas pelos envolvidos até então.

Um dos desafios de se implantar processos é justamente a criação da cultura. A resistência está em algumas pessoas envolvidas, que muitas vezes têm medo de mudanças. O curioso é que, em alguns casos, nem há uma mudança significativa na forma de trabalhar, mas uma formalização e controle maiores no que já era feito. Claro que há situações de ruptura, mas acontecem se o que era feito antes estava tão ruim que teria que ser reinventado.

Minha sugestão para evitar problemas de resistência é envolver as pessoas. Quando todo mundo se sente dono, a colaboração na adoção das novas práticas é natural. Ninguém vai ficar contra uma ideia que ela própria ajudou a criar. Desenvolver mecanismos/dinâmicas para que todos participem é importante.

Claro que deve haver um comitê que avalie e critique as ideias, formado de pessoas mais experientes. A este compete a organização das entregas, alocação de especialistas em cada grupo de trabalho, formalização e padronização de todo material gerado. O comitê também deve fomentar a melhoria contínua, já que nunca acaba o trabalho de pensar em processos. Estes devem ser dinâmicos como as necessidades de negócio exigem.

Outro ponto importante é fazer com que o processo seja institucionalizado. Isso quer dizer que deve ser difundido, ter seu texto facilmente acessível, e que suas práticas sejam aplicadas de fato. Para tanto, é necessário treinar, acompanhar e auditar. Para divulgar corretamente, minha dica é usar um software para auxiliar e gerar um portal de processos, que pode ser publicado como parte da intranet da sua empresa. Eu gosto muito da ferramenta Eclipse Process Framework Composer. Vale a pena conhecer o site do EPF. Posso explicar um pouco da ferramenta em um post no futuro, caso haja interesse.

Bem, esse assunto é bem longo. Recomendo uma pesquisa no site do EPF e em similares, para ver qual melhor se adequa à sua necessidade. E mão na massa! Faça acontecer!


Provocações finais


Para os que ainda não adotam processo em seu dia a dia: vocês acham que conseguem garantir a aplicação das boas práticas nos seus trabalhos? E evitar que problemas já conhecidos, que os assolaram no passado, voltem a ocorrer? Suas instituições aprendem?

Para os que já adotam processos formais: vocês adotaram processos porque realmente viam valor nisso, ou foi para passar naquela famosa auditoria externa? Os processos formam bem pensados e envolveram os especialistas na sua concepção? Há dono para a gestão dos processos? O portal de processos está atualizado? A capacitação do time foi feita de forma decente ou simplesmente foi passado um link para o portal para cada colaborador? Você pode e/ou quer contribuir para a manutenção dos processos na sua empresa? É fácil para dar sugestões?

 

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